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最終更新日：08.05.20
| Microsoft Office Visio を用意しましょう。 プロフェッショナル版でなくて良く、スタンダード版で十分です。 Excel や Powerpoint でも記述することは可能ですが、全体の校正を行う時に、Visio の方が生産性は高いと思われます。 私はVisioを 2000, 2003, 2007と使用してきました。2003では図形の背景色が勝手に付いてきましたが、2007ではそれも元に戻り、また、図形と次の図形とを自動で簡単に紐付ける機能も付きました。 自動で紐付ける機能は、最初は慣れなかった為、イライラしましたが、慣れると結構便利です。 ユーザーインターフェイスは他Office2007製品で採用されている「リボン」は搭載されていませんが、2003以前のバージョンをお持ちの方には、2007にバージョンアップする事をお勧めします。 |
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| Microsoft Office Visio Standard 2007 アップグレード | ||
| Microsoft Office Visio Professional 2007 | ||
| Microsoft Office Visio Professional 2007 アップグレード | ||
使用する記号の殆どはフローチャートのものですが、好みによって、コンピュータや、電話、FAXなどの図形を利用するのも効果的です。
自分がよく使用する図形を集めたステンシルを、「お気に入り」に登録しておくと、作業効率が上がり、作成した業務フローは統一感があります。チームで業務フローを作成する場合は、必須です。
私が使用している記号は「使用する記号」にまとめてあります。ご参考ください。
各図形の標準のサイズは、業務フローとしては適切でないほど大きいものですから、比較的そのまま利用できるぐらいに小さくしています。場合によっては、小さすぎると感じてしまうこともままありますが...
記述する業務の範囲を、暫定的に決めます。
業務内容によりますが、簡単な業務でない限り、どの業務もそれなりの記述量になります。1枚の紙で、まとまった範囲の業務が完結することが望ましい為、1枚に収まりきらないと判断した場合は、最初から複数枚で作成するように考えます。
実際に書き始めたら、思ったよりもスペースに余裕がある場合は、2枚目以降に記述しようとした内容も加えれば良い、と考えましょう。言い換えれば、スペースが足りなくなって、2ページ目に分割しなければならない事態にならないように、最初から考えることが大事です。なぜならば、後者の事態に陥ると、作業の工数がかなり余計に掛かるからです。
業務フローの作成に慣れてくると、このステップを省略することができます。
記述する業務範囲が暫定的にでも決まったら、関係する担当者を洗い出します。
次に、各担当者の作業ボリュームをおおまかに測定します。慣れないうちは、この測定値が実際のものと乖離しがちです。そんな時は、手書きでラフ絵を描いてみると良いと思います。
作業ボリュームがわかったら、各担当者の枠の大きさの比率を決定します。多少の測定違いがあっても、何とかなるものですから、あまり臆病にならず、決定しましょう。
4.のステップで枠ができたので、もう一度3.のステップを行い、1枚にまとまった業務が記述できるように、業務範囲を決めます。もちろん、想像上でこの作業を行います
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