一度だけ準備すればよい作業1 -VISIOの用意-

Microsoft Office Visio を用意しましょう。
プロフェッショナル版でなくて良く、スタンダード版で十分です。
Excel や Powerpoint でも記述することは可能ですが、全体の校正を行う時に、Visio の方が生産性は高い と思われます。
(2011.03.19更新)
(2008.05.20)

Microsoft Office Visio Standard 2010
Microsoft Office Visio Professional 2010
Microsoft Office Visio Premium 2010

一度だけ準備すればよい作業2 -ステンシルの用意-

使用する記号の殆どはフローチャートのものですが、好みによって、コンピュータや、電話、FAXなどの図形を利用するのも 効果的です。
自分がよく使用する図形を集めたステンシルを、「お気に入り」に登録しておくと、作業効率が上がり、作成した業務フロー は統一感があります。チームで業務フローを作成する場合は、必須です。
私が使用している記号は「使用する記号」にまとめてあります。ご参考ください。
各図形の標準のサイズは、業務フローとしては適切でないほど大きいものですから、比較的そのまま利用できるぐらいに 小さくしています。場合によっては、小さすぎると感じてしまうこともままありますが...
(2008.05.20)

業務フローを作成する度に行う作業3 -業務範囲を仮に決める-

記述する業務の範囲を、暫定的に決めます。
業務内容によりますが、簡単な業務でない限り、どの業務もそれなりの記述量になります。1枚の紙で、まとまった範囲 の業務が完結することが望ましい為、1枚に収まりきらないと判断した場合は、最初から複数枚で作成するように考えま す。
実際に書き始めたら、思ったよりもスペースに余裕がある場合は、2枚目以降に記述しようとした内容も加えれば良い、 と考えましょう。言い換えれば、スペースが足りなくなって、2ページ目に分割しなければならない事態にならないように、 最初から考えることが大事です。なぜならば、後者の事態に陥ると、作業の工数がかなり余計に掛かるからです。
業務フローの作成に慣れてくると、このステップを省略することができます。
(2008.05.20)

業務フローを作成する度に行う作業4 -担当者を調べる-

記述する業務範囲が暫定的にでも決まったら、関係する担当者を洗い出します。
次に、各担当者の作業ボリュームをおおまかに測定します。慣れないうちは、この測定値が実際のものと乖離しがちで す。そんな時は、手書きでラフ絵を描いてみると良いと思います。
作業ボリュームがわかったら、各担当者の枠の大きさの比率を決定します。多少の測定違いがあっても、何とかなるも のですから、あまり臆病にならず、決定しましょう。
(2008.05.20)

業務フローを作成する度に行う作業5 -1枚に記述する業務範囲を決定する-

4.のステップで枠ができたので、もう一度3.のステップを行い、1枚にまとまった業務が記述できるように、業務範囲を 決めます。もちろん、想像上でこの作業を行います。
(2008.05.20)