利用者が目にするものだけで記述する

業務フローにドラム缶(直接アクセス記憶)の図形を記述する方がいますが、これは誤りです。業務フローは、システム フローではありません。
業務フローとは、利用者が目にするものだけで記述するものです。
例えば、
　『受注入力で入力したものは受注データに登録され、これを基に受注チェックリストを発行する』
といった考えでなく、
　『得意先からの注文書や注文メモを元に受注入力を行う。時間がしばらく経過したら(イベント)、受注チェックリスト を発行し、得意先からの注文書や注文メモと照合し・・・』
といった考えをするのです。
ドラム缶を登場させる時は、利用者がデータをCSVやEXCEL形式でハードディスクに出力する時だけです。
(2008.05.20)

最初にシナリオを記述する

最初にシナリオを記述します。
重要なのは、各作業の5W1Hを明確にすることです。『次に、オペレータはAが適切か確認する』といった記述では不十分 で、『次に、オペレータはAをBと一致しているか照合し、OKであればチェック済みのしるしをA、Bともに記入する。NGで あれば、訂正入力用で分類し、後で訂正入力を行う。』となります。
この様に、一つ一つの業務を5W1Hを意識して丁寧に記述すると、案外、よく知っていると思う業務でも、知らない作業も 明確になるものです。不明確な作業を理解し、明確にする。業務フローを記述する、最も重要な作業です。
記述の方法は、サンプルを参考にしてください。
シナリオを記述したら、各作業が5W1Hが記述されているか見直します。
(2010.10.25訂正)
(2010.10.24作成)

手作業も記述する

先にも記述しましたが、業務フローはシステムフローではありません。業務の流れを記述するものです。
記述対象の業務を実施するのに必要な処理は、コンピュータシステムであっても、手作業であっても、分け隔てなく記述 します。
「複数の帳票の照合」や「封入」などの大きな処理だけでなく、「受注入力時に発行される受注番号を受注メモに記入 する」といった些細な作業も、以降の作業に重要な意味を持つのであれば記入します。
(2008.05.20)

帳票の最終取扱い方法を記述する

帳票を破棄するのか、保管するのかを記述します。
保管の場合、保管場所や保管単位なども記述すると、更に有効な情報になります。保管場所や保管単位などの記 述は、全ての帳票に対して記述する必要はありませんが、見積書や納品書などの重要なものだけでも記述しておくと、 何かと便利です。
破棄の場合、どの時点で破棄するのか明確になるのもポイントとなります。 (2008.05.20)

図形と図形をつなぐ線は、3種類が必要です。

No.線種内容記号
1 インプット、アウトプット 処理へのインプット、処理からのアウトプットに使用します。
アウトプットしたものが次の処理のインプットである場合、この線だけでつなげていきます。 		実線
実線
2 物の移動 帳票などの「物」を別な担当者に移動する場合に利用します。
保管や廃棄の場合にも使用します。 		点線
点線
3 次の処理 イベントにより処理を開始する場合や、処理と次の処理がアウトプット・インプットの関係に無い場合に利用 します。 ブロック
ブロック

(2008.05.20)

フローで表現しきれないものはコメントで

補足情報や細かな条件等は、図形上で表現せず、コメントとして表現します。
コメントは、説明している図形を特定する為に図形とを矢印なしの直線で結びます。背景色を付けると、他の文字と 区分けができる為、分かりやすくなります。

図形の幅サイズを12～17mm程度にする

1枚の用紙に、ある程度まとまりのある業務内容を記述しようとしたら、標準サイズ(15～25mm)では表現しきれず、 途中で大きさを変更するか、大きさの違う 図形が存在する業務フローを作成してしまうかのどちらかになります。作業 効率の無駄か、見た目が良くないかと、どちらもよろしくないですね。
最初から図形の幅サイズを12～17mmと変更し、そのサイズに統一して全体を記述します。
サイズの違いは、図形の形状によります。全体の図形の大きさが統一されていると感じるように調整します。

私が、他者の作成した業務フローをレビューする際に、最初にチェックするポイントは図形の大きさです。これが標準のまま だと、粗い記述であるか、抜けだらけか、記述した業務範囲が狭すぎるかのいずれかだからです。
(2008.05.20)

必要であればDFDを作成する

どうしても、ドラム缶を登場させたがる人がいます。入力処理のアウトプットや出力処理のインプットを記述しておきたいとの 思いからなのでしょうか、それともフローチャートの影響でしょうか?
前述の通り、私はその書き方には反対です。なぜなら、業務フローにドラム缶を登場させると、人が行う行為と、コンピュー タが行う行為とが混じる為、書き方が統一されなくなる為です。そう、主語が場面場面により、または書き手の主観により、 入れ替わるからです。
業務フローにドラム缶を登場させるぐらいなら、DFDを別途作成しましょう。
人の行為は業務フローに、コンピュータの行為はDFDに記述し、それぞれの文書の役割を明確にします。
(2008.05.20)